ASC Integridad de Registros y Prevención de Falsificación bajo el Indicador 1.3.2

Descripción General de los Requisitos del Indicador 1.3.2

El Indicador 1.3.2 del Manual de Interpretación de la Norma ASC para Granjas establece un requisito fundamental:

La UoC debe garantizar que la información proporcionada como evidencia de conformidad con los Requisitos de ASC no sea falsificada ni tergiversada.

Este requisito sustenta la credibilidad de la certificación ASC. Los registros forman la base documental tanto para auditorías internas como para evaluaciones externas de terceros. La orientación del Manual de Interpretación identifica atributos específicos que deben poseer los registros y describe procedimientos de acciones correctivas cuando ocurre falsificación o tergiversación.

Normas de Documentación de Registros

El Manual de Interpretación de ASC especifica que los registros deben cumplir con los siguientes estándares:

• Precisión y conservación: Los registros deben completarse y mantenerse de manera que asegure que la información sea precisa y preservada a lo largo del tiempo.
• Autenticidad: Los registros deben ser auténticos y completados en el momento de las verificaciones o poco después del evento que documentan. Los registros no deben tener fechas retroactivas ni ser creados retroactivamente sin una notación clara del momento.
• Captura de inconformidades: Los registros deben capturar e ilustrar información cuando los procesos no funcionan como se esperaba. Por ejemplo, si un sistema de enfriamiento falla y las temperaturas exceden los límites internos aceptables, esas temperaturas deben registrarse para que la gerencia pueda identificar las deficiencias sistémicas. Registrar solo temperaturas dentro de rangos aceptables impide que la gerencia reconozca la necesidad de sistemas de respaldo o acciones correctivas.
• Legibilidad: Los registros deben ser legibles y claros para que la información pueda ser entendida por auditores, gerencia y personal relevante.
• Integridad: Los registros deben ser completos e incluir una forma de autorización a través de iniciales de supervisor o firmas que verifiquen que toda la información requerida ha sido capturada.
• Almacenamiento apropiado: Los registros en papel deben almacenarse de maneras que prevengan daño, deterioro o pérdida. Los registros electrónicos deben ser respaldados para asegurar que los datos no se pierdan debido a fallos del sistema.

Lista de Verificación de Cumplimiento para la Gestión de Registros

Prácticas de Documentación

1. Establecer un protocolo de gestión de registros especificando quién es responsable de completar cada tipo de registro (p. ej., registros diarios de calidad del agua, registros de tratamiento, registros de mortalidad).
2. Definir el momento para la finalización de registros: los registros deben completarse contemporáneamente (en el momento del evento o verificación) o dentro de un plazo definido poco después.
3. Crear plantillas o formularios estandarizados para cada tipo de registro para garantizar consistencia, integridad y legibilidad en toda la granja.
4. Designar un supervisor o representante de gerencia responsable de revisar y autorizar los registros antes de ser archivados.
5. Incluir en cada registro la fecha, hora (cuando sea relevante), nombre o identificador de la persona que completa el registro, y cualquier firma o iniciales de autorización.
6. Asegurar que todos los registros incluyan suficiente detalle para permitir trazabilidad y verificación por auditores externos.

Almacenamiento y Conservación

1. Para registros en papel: establecer almacenamiento seguro en una ubicación protegida de humedad, plagas y daño físico. Usar sistemas de archivo o gabinetes apropiados.
2. Para registros electrónicos: implementar un sistema de respaldo documentado (almacenamiento en la nube, unidades externas o servidores dedicados) con respaldos programados regularmente (p. ej., diarios o semanales, según sea apropiado para la velocidad de generación de datos).
3. Mantener un registro de respaldos documentando cuándo ocurren y confirmación de que el respaldo es funcional.
4. Definir un cronograma de retención de registros especificando cuánto tiempo deben conservarse los registros (p. ej., al menos 3 años, o según lo requerido por regulaciones locales).
5. Implementar controles de acceso para prevenir eliminación o modificación no autorizada de registros.

Detección y Respuesta a Falsificación

1. Conducir auditorías internas regulares de una muestra de registros para verificar consistencia entre datos registrados y condiciones operacionales reales (p. ej., comparar temperaturas registradas con lecturas de sensores independientes, verificar registros de tratamiento contra registros de inventario de farmacia).
2. Capacitar a todo el personal involucrado en el mantenimiento de registros sobre el requisito de que los registros deben ser genuinos y sobre las consecuencias de la falsificación.
3. Establecer un procedimiento para reportar falsificación sospechosa o tergiversación a la gerencia o un oficial de ética designado.
4. Si se identifica falsificación o tergiversación, documentar el incidente incluyendo: la naturaleza y alcance de la falsificación, los registros afectados, la causa probable y la persona(s) involucrada(s).
5. Implementar acciones correctivas que aborden tanto la falsificación inmediata como la brecha sistémica o procedural que permitió que ocurriera.
6. Implementar acciones preventivas para asegurar que no ocurra reincidencia, tales como: capacitación adicional, cambios en el sistema de registros, supervisión aumentada, o medidas disciplinarias consistentes con la política de la granja y la ley laboral local.
7. Mantener registros de todas las acciones correctivas y preventivas tomadas, incluyendo su fecha de implementación y revisión de efectividad.

Escenarios Comunes de Falsificación y Prevención

El Manual de Interpretación señala que los registros deben reflejar genuinamente la realidad operacional, incluyendo cuando los sistemas fallan o los estándares no se cumplen. Ejemplos de falsificación incluirían:

• Registrar parámetros de calidad del agua dentro de rangos aceptables cuando el equipo de monitoreo muestra que excedencias realmente ocurrieron.
• Documentar verificaciones de salud y seguridad como completadas cuando ninguna inspección real tuvo lugar.
• Listar tratamientos de alimento o sustancias terapéuticas veterinarias que no fueron aplicadas realmente.
• Fechar retroactivamente registros para ocultar el momento de eventos o tratamientos.
• Alterar cifras de mortalidad, escape o producción para tergiversar el desempeño de la granja.

La prevención requiere que las granjas reconozcan que los desafíos operacionales y desviaciones de parámetros estándar son esperados en la acuicultura. El registro transparente de estos eventos —y la respuesta de gerencia— demuestra operaciones competentes de la granja y permite mejoría continua. Los registros falsificados que oculten problemas previenen que la gerencia tome acciones correctivas y socavan la credibilidad de la certificación ASC en sí.

Enfoque de Verificación del Auditor

Los auditores externos verificarán la integridad de los registros mediante:

• Revisar una muestra representativa de registros entre diferentes tipos de registros y períodos de tiempo.
• Comparar datos registrados contra evidencia independiente (p. ej., lecturas de equipo de monitoreo, facturas de proveedores, entrevistas con personal).
• Evaluar si los registros capturan instancias de inconformidad, fallo del equipo o desviación de parámetros estándar, demostrando que los registros reflejan condiciones operacionales reales en lugar de una versión idealizada.
• Revisar la respuesta de la gerencia a cualquier instancia identificada de falsificación o tergiversación.

Este artículo resume ASC-INT-001-ASC-Farm-Standard-Interpretation-Manual-V1.0.1-September-2025.pdf. Consulte el documento original para el texto autorizado y los requisitos completos.