Datensatzintegrität und Fälschungsprävention unter ASC-Indikator 1.3.2

Übersicht über die Anforderungen von Indikator 1.3.2

Indikator 1.3.2 des ASC Farm Standard Interpretation Manual etabliert eine grundlegende Anforderung:

Die UoC muss sicherstellen, dass als Konformitätsnachweis zu den ASC-Anforderungen bereitgestellte Informationen nicht gefälscht oder falsch dargestellt werden.

Diese Anforderung liegt der Glaubwürdigkeit der ASC-Zertifizierung zugrunde. Aufzeichnungen bilden die dokumentarische Grundlage sowohl für interne Audits als auch für externe Audits durch Dritte. Die Anleitung im Interpretation Manual identifiziert spezifische Attribute, die Aufzeichnungen besitzen müssen, und skizziert Verfahren zur Einleitung von Korrekturmaßnahmen, wenn Fälschungen oder Falschdarstellungen vorliegen.

Dokumentationsstandards für Aufzeichnungen

Das ASC Interpretation Manual legt fest, dass Aufzeichnungen die folgenden Standards erfüllen müssen:

• Genauigkeit und Aufbewahrung: Aufzeichnungen müssen so erstellt und gepflegt werden, dass die Informationen korrekt und über die Zeit hinweg erhalten bleiben.
• Authentizität: Aufzeichnungen sollten authentisch sein und zum Zeitpunkt der Überprüfungen oder kurz nach dem dokumentierten Ereignis ausgefüllt werden. Aufzeichnungen sollten nicht rückdatiert oder ohne klare Zeitangabe nachträglich erstellt werden.
• Erfassung von Nichtkonformität: Aufzeichnungen müssen Informationen erfassen und dokumentieren, wenn Prozesse nicht wie erwartet funktionieren. Wenn beispielsweise ein Kühlsystem ausfällt und die Temperaturen zulässige interne Grenzen überschreiten, müssen diese Temperaturen aufgezeichnet werden, damit das Management Systemlücken erkennen kann. Das Aufzeichnen nur von Temperaturen im akzeptablen Bereich verhindert, dass das Management den Bedarf für Sicherungssysteme oder Korrekturmaßnahmen erkennt.
• Lesbarkeit: Aufzeichnungen müssen lesbar und verständlich sein, damit die Informationen von Auditoren, dem Management und relevanten Mitarbeitern verstanden werden können.
• Vollständigkeit: Aufzeichnungen sollten vollständig sein und können eine Form der Genehmigung durch Paraphe oder Unterschrift eines Vorgesetzten enthalten, der bestätigt, dass alle erforderlichen Informationen erfasst wurden.
• Angemessene Lagerung: Papierdokumente müssen so gelagert werden, dass Beschädigungen, Verschlechterung oder Verlust verhindert werden. Elektronische Aufzeichnungen müssen gesichert werden, um sicherzustellen, dass Daten nicht durch Systemfehler verloren gehen.

Compliance-Checkliste für Aufzeichnungsverwaltung

Dokumentationspraktiken

1. Etablieren Sie ein Aufzeichnungsverwaltungsprotokoll, das festlegt, wer für die Erstellung jedes Aufzeichnungstyps verantwortlich ist (z. B. tägliche Wasserqualitätsprotokolle, Behandlungsregister, Mortalitätsaufzeichnungen).
2. Definieren Sie den Zeitpunkt für die Aufzeichnungserstellung: Aufzeichnungen sollten zeitnah (zum Zeitpunkt des Ereignisses oder der Überprüfung) oder innerhalb eines definierten Zeitraums kurz danach ausgefüllt werden.
3. Erstellen Sie Vorlagen oder standardisierte Formulare für jeden Aufzeichnungstyp, um Konsistenz, Vollständigkeit und Lesbarkeit auf der Farm zu gewährleisten.
4. Bezeichnen Sie einen Vorgesetzten oder Managementvertreter, der für die Überprüfung und Genehmigung von Aufzeichnungen verantwortlich ist, bevor sie archiviert werden.
5. Fügen Sie in jede Aufzeichnung das Datum, die Uhrzeit (sofern relevant), den Namen oder die Kennung der Person, die die Aufzeichnung erstellt, und jede Genehmigungsunterschrift oder Paraphe ein.
6. Stellen Sie sicher, dass alle Aufzeichnungen ausreichende Details enthalten, um Rückverfolgbarkeit und Überprüfung durch externe Auditoren zu ermöglichen.

Lagerung und Aufbewahrung

1. Für Papierdokumente: Etablieren Sie eine sichere Lagerung an einem vor Feuchtigkeit, Schädlingen und physikalischen Schäden geschützten Ort. Verwenden Sie angemessene Ablagesysteme oder Schränke.
2. Für elektronische Aufzeichnungen: Implementieren Sie ein dokumentiertes Sicherungssystem (Cloud-Speicher, externe Laufwerke oder dedizierte Server) mit regelmäßig geplanten Sicherungen (z. B. täglich oder wöchentlich, je nach Datenerfassungsrate).
3. Führen Sie ein Sicherungsprotokoll, das dokumentiert, wann Sicherungen durchgeführt werden, und bestätigt, dass die Sicherung funktionsfähig ist.
4. Definieren Sie einen Aufzeichnungsaufbewahrungsplan, der festlegt, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen (z. B. mindestens 3 Jahre oder wie von lokalen Vorschriften verlangt).
5. Implementieren Sie Zugriffskontrolle, um unbefugte Löschung oder Änderung von Aufzeichnungen zu verhindern.

Erkennung und Reaktion auf Fälschung

1. Führen Sie regelmäßige interne Audits einer Stichprobe von Aufzeichnungen durch, um die Konsistenz zwischen aufgezeichneten Daten und tatsächlichen Betriebsbedingungen zu überprüfen (z. B. abgezeichnete Temperaturen mit unabhängigen Sensorwerten abgleichen, Behandlungsaufzeichnungen mit Apothekenlagerbestandsaufzeichnungen überprüfen).
2. Schulen Sie alle an der Aufzeichnungserstellung beteiligten Mitarbeiter zur Anforderung, dass Aufzeichnungen authentisch sein müssen, und zu den Konsequenzen von Fälschungen.
3. Etablieren Sie ein Verfahren zur Meldung vermuteter Fälschung oder Falschdarstellung an das Management oder einen benannten Ethikbeauftragten.
4. Wenn Fälschung oder Falschdarstellung identifiziert wird, dokumentieren Sie den Vorfall einschließlich: der Art und des Umfangs der Fälschung, der betroffenen Aufzeichnungen, der wahrscheinlichen Ursache und der beteiligten Person(en).
5. Implementieren Sie Korrekturmaßnahmen, die sowohl die unmittelbare Fälschung als auch die Systemlücke oder das Verfahrensproblem angehen, das dies ermöglicht hat.
6. Implementieren Sie Vorbeugungsmaßnahmen, um eine Wiederholung zu verhindern, wie z. B.: zusätzliche Schulung, Änderungen des Aufzeichnungssystems, verstärkte Aufsicht oder Disziplinarmaßnahmen im Einklang mit der Farmrichtlinie und dem lokalen Arbeitsrecht.
7. Führen Sie Aufzeichnungen aller durchgeführten Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, einschließlich ihres Implementierungsdatums und ihrer Wirksamkeitsüberprüfung.

Häufige Fälschungsszenarien und Prävention

Das Interpretation Manual weist darauf hin, dass Aufzeichnungen die betriebliche Realität authentisch widerspiegeln sollten, auch wenn Systeme ausfallen oder Standards nicht erfüllt werden. Beispiele für Fälschungen würden Folgendes umfassen:

• Aufzeichnung von Wasserqualitätsparametern im akzeptablen Bereich, wenn Überwachungsgeräte tatsächlich aufgetretene Überschreitungen zeigen.
• Dokumentation von Gesundheits- und Sicherheitsüberprüfungen als abgeschlossen, wenn keine tatsächliche Inspektion stattgefunden hat.
• Auflistung von Futterbehandlungen oder Tierarzneimitteln, die nicht tatsächlich angewendet wurden.
• Rückdatierung von Aufzeichnungen zur Verschleierung des Zeitpunkts von Ereignissen oder Behandlungen.
• Änderung von Mortalitäts-, Ausbruchs- oder Produktionszahlen zur Verfälschung der Farmleistung.

Die Prävention erfordert, dass Farmen anerkennen, dass betriebliche Herausforderungen und Abweichungen von Standardparametern in der Aquakultur erwartet werden. Die transparente Aufzeichnung dieser Ereignisse – und die Managementreaktion – demonstriert kompetente Farmoperationen und ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen. Gefälschte Aufzeichnungen, die Probleme verbergen, verhindern, dass das Management Korrekturmaßnahmen ergreift, und untergraben die Glaubwürdigkeit der ASC-Zertifizierung selbst.

Auditorischer Überprüfungsansatz

Externe Auditoren überprüfen die Datensatzintegrität durch:

• Überprüfung einer repräsentativen Stichprobe von Aufzeichnungen über verschiedene Aufzeichnungstypen und Zeiträume.
• Abgleich von aufgezeichneten Daten mit unabhängigen Nachweisen (z. B. Überwachungsgeräteablesungen, Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterbefragungen).
• Beurteilung, ob Aufzeichnungen Fälle von Nichtkonformität, Gerätefehlern oder Abweichungen von Standardparametern erfassen und zeigen, dass Aufzeichnungen tatsächliche Betriebsbedingungen widerspiegeln, anstatt einer idealisierten Version.
• Überprüfung der Managementreaktion auf identifizierte Fälle von Fälschung oder Falschdarstellung.

Dieser Artikel fasst ASC-INT-001-ASC-Farm-Standard-Interpretation-Manual-V1.0.1-September-2025.pdf zusammen. Bitte beachten Sie das Originaldokument für den maßgeblichen Text und die vollständigen Anforderungen.